Privacybeleid

Wie wij zijn

Reptor, De Lairessestraat 137, 1075 HJ Amsterdam. Bereikbaar via info@reptor.ai en +31 20 221 58 27.

Voor de website en onze eigen administratie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de monitoring die wij in opdracht van een klant uitvoeren zijn wij verwerker; wat wij daarin wel en niet doen leggen we per klant vast in een verwerkersovereenkomst.

Geen cookies, geen banner

Deze website plaatst geen cookies om bezoekers te volgen en gebruikt geen advertentie- of analysetags van derden. Daarom zie je hier ook geen toestemmingsbanner.

In je browser wordt alleen lokaal onthouden welke taal en welke valuta je hebt gekozen. Die voorkeuren blijven op je eigen apparaat en gaan niet naar ons of naar iemand anders.

Wat we van websitebezoekers verwerken

Onze server legt van elk bezoek vast welk IP-adres een pagina opvroeg, op welk moment, welke pagina het betrof, welke browser- en apparaatkenmerken werden meegestuurd en via welke pagina je binnenkwam.

Dat gebruiken we om de site te beveiligen, om geautomatiseerd verkeer te herkennen en om te zien welke pagina’s worden gelezen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en beveiligde website.

Als je contact opneemt, een demo aanvraagt of een proefaccount start

Dan verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en wat je zelf in het bericht zet. Start je een abonnement, dan komen daar de gegevens bij die nodig zijn om te factureren en te incasseren.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met jou, of stappen die daaraan voorafgaan en die je zelf hebt gezet.

Vink je bij een scan of aanmelding aan dat je informatie wilt ontvangen, dan mailen we je daarnaast af en toe over onze diensten. Reptor hoort bij Mediamaze, dat ook het merk Ynvest voert; zo’n bericht kan dus ook over die merken gaan. Het blijft dezelfde verwerkingsverantwoordelijke, je gegevens gaan niet naar een ander bedrijf, en één afmelding geldt voor alle drie tegelijk. Die toestemming kun je op elk moment intrekken via de afmeldlink of door te antwoorden op een bericht.

De monitoring die wij voor klanten uitvoeren

Een klant geeft op welke merken, organisaties of onderwerpen gevolgd moeten worden. Wij halen daarvoor openbaar gepubliceerde bronnen op: nieuwsartikelen, berichten op sociale kanalen, reviews, zoekresultaten, uitzendingen op radio en televisie en de antwoorden die AI-assistenten geven.

In die bronnen kunnen persoonsgegevens staan, bijvoorbeeld de naam van de journalist die een artikel schreef, van iemand die in dat artikel wordt genoemd of van degene die een bericht plaatste.

Wat wij daarmee doen is begrensd: we bepalen eerst of een bericht relevant is voor de klant, en zo ja, dan beoordelen we het sentiment en maken we een korte samenvatting, steeds met vermelding van en doorlink naar de oorspronkelijke publicatie. Wij nemen geen delen van artikelteksten over en we gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden dan de opdracht van de klant.

Bronnen die zich verzetten tegen tekst- en datamining eerbiedigen wij: die minen we niet.

De grondslag is het gerechtvaardigd belang van de klant om te weten wat er publiek over de eigen organisatie wordt gezegd, en ons belang om die dienst te kunnen leveren. Het gaat om gegevens die door de betrokkene zelf of door een medium openbaar zijn gemaakt, en we verwerken niet meer dan voor dat doel nodig is.

AI in de verwerking

De samenvattingen en de oordelen over relevantie en sentiment komen tot stand met AI-modellen. Het zijn hulpmiddelen: wat er met een signaal gebeurt, beslist een mens.

De data staat op servers in Duitsland. De AI-verwerking loopt standaard via modelaanbieders die ook buiten de Europese Unie verwerken; op verzoek richten wij Europese verwerking in.

Met wie we gegevens delen

Alleen met partijen die voor ons werken, en niet meer dan zij nodig hebben: de hostingpartij, de aanbieders van de AI-modellen, onze e-mail- en betaaldienstverlener. Met hen liggen afspraken vast over vertrouwelijkheid en beveiliging.

Daarnaast delen we gegevens als de wet ons daartoe verplicht. We verkopen nooit gegevens.

Hoe lang we bewaren

• Bezoekgegevens van de website: twaalf maanden.
• Monitoringresultaten: zolang de klant klant is, en daarna drie maanden zodat een export nog mogelijk is.
• Contact- en demoaanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: vierentwintig maanden.
• Facturen en administratie: zeven jaar, omdat de belastingwetgeving dat voorschrijft.

Jouw rechten

Je mag opvragen welke gegevens wij over je verwerken, ze laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens in een leesbaar bestand meekrijgen.

Dat geldt uitdrukkelijk ook als je geen klant van ons bent. Het platform is afgeschermd, dus zelf meekijken kan niet, maar je kunt ons wel vragen of wij gegevens over je verwerken en zo ja welke. Wij zoeken dat na in onze systemen, beantwoorden je vraag en verwijderen wat verwijderd moet worden. Bezwaar maken tegen de verwerking kan ook.

Een verzoek stuur je naar info@reptor.ai. Je hoort binnen een maand van ons. Ben je het oneens met wat we doen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

De toegang tot het platform loopt via persoonlijke accounts, het verkeer is versleuteld en de gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. Wie bij welke klantgegevens kan, is beperkt tot wie ze voor zijn werk nodig heeft.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we werken, dan passen we deze verklaring aan en veranderen we de datum bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het klanten weten.